Como categorizar transações bancárias (e deixar de reordenar tudo todos os meses)

Porque é que categorizar é o passo que torna um orçamento útil

Um mês de transações é uma longa lista de nomes de comerciantes, muitos deles enigmáticos. Enquanto cada linha não tiver uma categoria, não consegue dizer se as refeições fora de casa aumentaram, quanto somam as suas subscrições, ou se o excesso de despesa do mês veio de uma grande compra ou de uma centena de pequenas. As categorias são o que permite comparar este mês com o anterior, e o que permite a um orçamento dizer alguma coisa.

A maioria das pessoas tropeça em três coisas. Inventam categorias a mais e desistem da manutenção. Categorizam o mesmo comerciante de forma diferente em meses diferentes, e os totais deixam de bater certo. Ou tratam todas as transações como igualmente importantes, quando uma pequena lista de comerciantes recorrentes costuma representar a maior parte das linhas. O método abaixo foi pensado para evitar os três.

Como categorizar um extrato bancário em cinco passos

Pode fazê-lo numa folha de cálculo ou numa aplicação, e os passos são os mesmos:

• Comece com 8 a 12 categorias abrangentes, como habitação, supermercado, refeições fora, transportes, saúde, subscrições, compras, poupança e outros. Os inquéritos oficiais aos orçamentos familiares na UE agrupam toda a despesa em apenas 12 grupos principais, o que é um bom sinal de que não precisa de dezenas.
• Ordene o extrato por valor e categorize primeiro os comerciantes mais volumosos e mais frequentes. Um punhado de linhas de renda, contas de serviços, supermercado e transportes costuma cobrir a maior parte do dinheiro, e pode deixar a cauda longa de pequenas compras pontuais em "outros" para mais tarde.
• Transforme cada decisão numa regra: este comerciante vai sempre para esta categoria. Uma regra significa que decide uma só vez, e o mesmo comerciante fica bem classificado em todos os meses seguintes, que é precisamente o objetivo.
• Trate os casos difíceis de forma deliberada. Um supermercado que também vende artigos para a casa, um mercado online que vende de tudo e um serviço de pagamento que esconde o comerciante real são as linhas que confundem as suas categorias. Escolha uma categoria por omissão para cada um e só divida ou recategorize quando o valor for suficientemente grande para importar.
• Mantenha as transferências, os reembolsos e os pagamentos de cartão fora da sua despesa. Mover dinheiro entre as suas próprias contas e liquidar um cartão de crédito não é despesa, e contá-los duas vezes é a razão mais comum para um total parecer demasiado alto.

Como são as maiores categorias em 10 países

Como ler estes números

O padrão é mais útil do que qualquer valor isolado. A habitação é a maior das duas categorias em todas as linhas, e a habitação e os transportes juntos ocupam cerca de 41% a 51% da despesa nas nove linhas com definições comparáveis (a medida do Reino Unido é mais restrita). É por isso que acertar nestas duas categorias importa mais do que ficar a pensar num café. Se a renda, as contas de serviços e os transportes estiverem bem classificados, a maior parte do seu orçamento já está categorizada.

Encare a tabela como uma verificação de bom senso, não como um objetivo. As fontes definem as categorias de forma ligeiramente diferente, os valores europeus vêm de um inquérito de 2020, um ano de pandemia, em que os transportes e as refeições fora estiveram invulgarmente baixos, e um agregado com crédito à habitação, carro ou família numerosa ficará longe de qualquer média. Para a Ucrânia não encontrámos uma repartição oficial recente e comparável, por isso não há linha para ela. O que importa é que as suas próprias categorias se mantenham iguais de mês para mês.

Onde entra o Home Budget Analytics

O Home Budget Analytics é construído em torno do passo das regras. Carrega os seus extratos, as transações são deduplicadas e a cada uma é sugerida uma categoria com base em regras que aprova, sem nenhuma IA de caixa negra a decidir sobre o seu dinheiro. Depois de aprovar uma regra, o mesmo comerciante é classificado automaticamente da próxima vez que aparecer, pelo que, após a primeira revisão, cada mês é sobretudo uma verificação rápida. A despesa por categoria ao longo do tempo, os orçamentos por categoria e a deteção de pagamentos recorrentes assentam todos nessas categorias.

Vale a pena conhecer os limites. A aplicação trabalha a partir de ficheiros de extratos e não de uma ligação bancária em direto, pelo que a categorização acontece quando carrega os ficheiros, e não acompanha investimentos nem património líquido. Para ver como se comparam a categorização manual e a automática em tempo e rigor, consulte o artigo relacionado abaixo.