Cómo categorizar movimientos bancarios (y dejar de reclasificar cada mes)

Por qué categorizar es el paso que hace útil un presupuesto

Un mes de transacciones es una larga lista de nombres de comercios, muchos de ellos crípticos. Hasta que cada línea tiene una categoría, no puedes saber si las comidas fuera subieron, a cuánto ascienden tus suscripciones o si el exceso de gasto del mes vino de una compra grande o de cien pequeñas. Las categorías son lo que te permite comparar este mes con el anterior, y lo que permite que un presupuesto diga algo en absoluto.

La mayoría de la gente tropieza con tres cosas. Inventan demasiadas categorías y abandonan el mantenimiento. Categorizan el mismo comercio de forma distinta en meses distintos, de modo que los totales se desvían. O tratan todas las transacciones como si fueran igual de importantes, cuando una lista corta de comercios recurrentes suele explicar la mayoría de las líneas. El método que sigue está pensado para evitar los tres problemas.

Cómo categorizar un extracto bancario en cinco pasos

Puedes hacerlo en una hoja de cálculo o en una aplicación, y los pasos son los mismos:

• Empieza con entre 8 y 12 categorías amplias, como vivienda, supermercado, comidas fuera, transporte, salud, suscripciones, compras, ahorro y otros. Las encuestas oficiales de presupuestos familiares de la UE clasifican todo el gasto en solo 12 grupos principales, buena señal de que no necesitas decenas.
• Ordena el extracto por importe y categoriza primero los comercios más grandes y frecuentes. Un puñado de líneas de alquiler, servicios, supermercado y transporte suele cubrir la mayor parte del dinero, y puedes dejar la larga cola de pequeñas compras puntuales en "otros" para más adelante.
• Convierte cada decisión en una regla: este comercio siempre va a esta categoría. Una regla significa que decides una sola vez y que el mismo comercio queda bien clasificado cada mes a partir de entonces, que es justo de lo que se trata.
• Resuelve a propósito las líneas incómodas. Un supermercado que también vende artículos para el hogar, un marketplace que vende de todo y un servicio de pago que oculta el comercio real son las líneas que desdibujan tus categorías. Elige una categoría por defecto para cada uno y divide o recategoriza solo cuando el importe sea lo bastante grande como para importar.
• Mantén las transferencias, los reembolsos y los pagos de tarjeta fuera de tu gasto. Mover dinero entre tus propias cuentas y pagar una tarjeta de crédito no es gastar, y contarlos dos veces es la razón más común por la que un total parece demasiado alto.

Cómo se ven las categorías más grandes en 10 países

Cómo leer esas cifras

El patrón es más útil que cualquier cifra aislada. La vivienda es la mayor de estas dos categorías en todas las filas, y la vivienda y el transporte juntos se llevan aproximadamente entre el 41% y el 51% del gasto en las nueve filas con definiciones comparables (la medida del Reino Unido es más estrecha). Por eso acertar con esas dos categorías importa más que darle vueltas a un café. Si el alquiler, los servicios y el transporte están bien clasificados, la mayor parte de tu presupuesto ya está categorizada.

Toma la tabla como una comprobación de sentido común, no como una meta. Las fuentes definen las categorías de forma ligeramente distinta, las cifras europeas provienen de una encuesta de 2020, un año de pandemia en el que el transporte y las comidas fuera fueron inusualmente bajos, y un hogar con hipoteca, coche o una familia numerosa estará muy lejos de cualquier promedio. Para Ucrania no encontramos un desglose oficial reciente y comparable, así que no hay fila para ese país. Lo que importa es que tus propias categorías se mantengan iguales de un mes a otro.

Dónde encaja Home Budget Analytics

Home Budget Analytics está construido en torno al paso de las reglas. Subes tus extractos, las transacciones se deduplican y a cada una se le sugiere una categoría mediante reglas que tú apruebas, sin una IA de caja negra decidiendo sobre tu dinero. Una vez que apruebas una regla, el mismo comercio se clasifica automáticamente la próxima vez que aparece, así que después de la primera revisión cada mes es sobre todo una comprobación rápida. El gasto por categoría a lo largo del tiempo, los presupuestos por categoría y la detección de pagos recurrentes se apoyan en esas categorías.

Conviene conocer los límites. La aplicación trabaja con archivos de extractos y no con una conexión bancaria en vivo, así que la categorización ocurre cuando subes los archivos, y no hace seguimiento de inversiones ni de patrimonio neto. Para ver cómo se comparan la clasificación manual y la automática en tiempo y precisión, consulta el artículo relacionado más abajo.